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7 Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management

By Stefan Schindler • 13 Januar 2015

182272007-e1412006823284Wenn Sie darüber nachdenken, wie digitales Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen implementiert werden soll – oder Ihr bereits bestehendes System erweitert werden kann – dann sollten Sie sich zuerst einmal auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren. Wir zeigen Ihnen 7 Methoden, die garantiert zum Erfolg führen.

  1. Ziele und Schlüsselkennzahlen festlegen: Viele Unternehmen entscheiden sich zwar für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), nehmen sich aber nicht die Zeit, um Ziele festzulegen. Sie denken im Vorfeld nicht darüber nach, was sie erreichen und wie sie den Erfolg messen wollen. Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe in einem Unternehmen zu verbessern. Legen Sie vorab fest, was Sie erreichen wollen. Möchten Sie beispielsweise Anwendern dabei helfen, Dokumente schneller zu finden? Ist für Sie vorrangig, Archivierungskosten zu sparen? Oder möchten Sie die Zusammenarbeit verbessern? Vor der DMS-Implementierung sollten Sie auch die wichtigsten Leistungskennziffern, mit denen sich Fortschritte messen lassen, festlegen. So dauert die Bearbeitung einer Rechnung mit Ihrer bisherigen Methode 10 Minuten, aber nur drei Minuten nach dreimonatigem DMS-Einsatz. Dieser messbare Erfolg bietet eine hervorragende Möglichkeit, um die Akzeptanz des neuen Systems in anderen Abteilungen zu fördern.

  2. Geschäftsprozesse automatisieren: Der Vorteil des digitalen Dokumenten-Managements liegt darin, komplette Abläufe zu automatisieren und somit Zeit zu sparen und den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Um die Effizienz zu steigern, sollten Benutzer mit nur wenigen Klicks auf das DMS zugreifen, Informationen finden und das System anschließend wieder verlassen können. Automatisieren Sie zuerst Abläufe, die für das Unternehmen besonders wichtig sind, etwa kürzere Antwortzeiten bei Servicefällen oder die Prüfung von Eingangsrechnungen, um Skonti in Anspruch nehmen zu können. Ein Beispiel: Ein Hersteller entscheidet sich für den DMS-Einsatz, um schneller auf Anfragen reagieren zu können, wenn Kunden sich nach dem aktuellen Status ihrer Bestellung erkundigen. Vor der Automatisierung dieses Prozesses betrug die durchschnittliche Antwortzeit 6 bis 10 Stunden, abhängig davon, ob die Auftragsunterlagen am selben Standort vorlagen oder erst von einer Niederlassung angefordert werden mussten. Nach der Automatisierung mittels digitalem Dokumenten-Management lag die Antwortzeit bei weniger als 30 Sekunden.

  3. Arbeitsabläufe nach Dokumenttypen steuern: Erstellen Sie Workflows, mit denen der Dokumenttyp, wie z.B Anfragen oder Bestellungen, erkannt und das Dokument automatisch an die richtigen Personen im Unternehmen weitergeleitet wird. Wenn das Dokument von mehreren Personen bearbeitet werden muss, kann auch dieser Prozess ohne manuellen Eingriff ablaufen, E-Mail-Benachrichtigungen informieren über die Abwesenheit einer Person. Der Arbeitsaufwand und Prozesszeiten werden dadurch deutlich reduziert.

  4. Inhalte am Ursprungsort erfassen: Ihr System sollte in der Lage sein, elektronische Unterlagen zu erfassen, ohne dass ein Dokument erst ausgedruckt und eingescannt werden muss. Virtuelle Drucker und elektronische Formulare helfen Ihnen bei der automatischen Datenextraktion aus einem Dokument, was die manuelle Datenerfassung reduziert.

  5. Papierbasierte Prozesse verbessern, nicht nachbilden: Viele Unternehmen machen den Fehler, papierbasierte Prozesse elektronisch nachbilden zu wollen, statt mit dem neuen Verfahren ineffiziente Schritte zu eliminieren. Fragen Sie sich beim Aufsetzen digitaler Prozesse, warum Sie in der Vergangenheit bestimmten Vorgehensweisen treu geblieben sind und ob diese Schritte in dem neuen Kontext tatsächlich noch nötig sind.

  6. Richtig indizieren: Die richtigen Schlagworte beschleunigen Recherchevorgänge. Berücksichtigen Sie, dass zu viele Indizierungsfelder die Dokumentenerfassung unnötig verkomplizieren und Sie keinen Mehrwert davon haben. Dies gilt besonders dann, wenn die Angaben von Hand eingegeben werden müssen.

  7. Benutzeroberfläche vereinfachen: Dokumentenmanagement-Systeme haben in der Regel einen großen Funktionsumfang und lösen viele Probleme im täglichen Geschäftsleben. Allerdings benötigt nicht jeder Anwender die komplette Funktionalität. Somit müssen nicht alle Funktionen für jeden Anwender – ob Sachbearbeiter oder Administrator – sichtbar sein, sondern nur die wirklich erforderlichen Elemente. Eine einfache Benutzeroberfläche erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit.

 

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